6 fasen model

In het kader van de samenwerking met IMS de gruijter meijerink & partners hebben wij een brochure geschreven over onze aanpak van functiewaarderingstrajecten. Kennelijk vonden ook anderen dat een goede tekst, want hij is gewoon gejat door één van de concurrenten. Ik zal hier de naam niet noemen, maar de geïnteresseerde lezer moet “6-fasenmodel” maar eens intypen bij Google. Sla de sites met substraatteelt bij groenten en die over revalidatie maar over (die werken ook met een 6-fasenmodel, maar dan anders) en dan kom je vanzelf bij hen uit.

Onderstaand de bewuste tekst:

IMS Functie- en FormatieManagement

IMS Functie- en Formatiemanagement biedt ondersteuning aan bedrijven en instellingen op het gebied van procesbeschrijvingen, functiebeschrijvingen, functiewaardering en beloningsbeleid. Wij hebben daarvoor een 6-fasenmodel ontwikkeld.

Fase 1 – Processen en procedures

In veel bedrijven zijn de werkprocessen niet of onvoldoende duidelijk in kaart gebracht. Dit leidt vaak tot problemen bij de overdracht naar nieuwe medewerkers, bij de vaststelling van verantwoordelijkheden tussen functies, en het levert voor (beursgenoteerde) bedrijven vaak problemen op op het gebied van compliance.

Deze problemen kunnen voorkomen worden door de processen en procedures schriftelijk vast te leggen.

Wij hebben inmiddels de nodige ervaring opgedaan bij het beschrijven van de processen en procedures bij diverse bedrijven en instellingen.

Het voordeel van deze aanpak is dat de procedureboeken hierdoor een stuk dunner worden en dat de leesbaarheid bijzonder wordt verhoogd. Ook het inwerken van nieuwe medewerkers gaat doorgaans sneller.

Als deze werkzaamheden zijn uitgevoerd, kunnen zij als input dienen voor

Fase 2 – Formatiemanagement

Na een reorganisatie, een fusie of expansieve groei van een bedrijf of afdeling voldoet de structuur van de organisatie vaak niet meer. Wij kunnen met u meedenken en u adviseren bij het op orde krijgen van de organisatiestructuur.

De organisatiestructuur dient mede als basis voor

Fase 3 – Functiebeschrijvingen

Bij beschrijven functies in diverse organisaties in zowel profit- als de non-profit bedrijven en instellingen.

De meeste bedrijven hebben inmiddels wel functiebeschrijvingen, maar vaak zijn deze gedateerd, onvolledig, ontbreken de competenties of zijn ze niet (voldoende) outputgericht.

Wij kunnen behulpzaam zijn bij het (her)beschrijven van de functies volgens een met de opdrachtgever overeengekomen template, eventueel gecombineerd met competenties, outputindicatoren en/of de Balanced ScoreCard.

De functiebeschrijvingen dienen als basis voor

Fase 4 – Functiewaardering

Functiebeschrijvingen worden gebruikt bij het voeren van functionerings- en beoordelingsgesprekken, bij werving en selectie en bij de vaststelling van de honorering.

Wij kunnen uw functies waarderen volgens alle in Nederland gangbare functiewaar-deringssystemen.

Vaak is een systeem op grond van de geldende CAO voorgeschreven en daar waar dat niet het geval is, kunnen wij u adviseren over het te hanteren systeem.

De uitkomsten van functiewaardering dient als basis voor

Fase 5 – Ontwerp van een loongebouw

en loongebouw dient als basis voor het beloningsbeleid. Afhankelijk van het type organisatie kunnen wij een loongebouw ontwerpen met vaste stappen tussen het minimum en het maximum van een schaal, maar er kan ook volstaan worden met het vaststellen van het maximumsalaris per schaal.

Het ontwerp en de implementatie van een systeem met variabele beloning kunnen wij ook voor u verzorgen.

Het loongebouw dient als basis voor

Fase 6  –  Ontwerp en implementatie van het beloningsbeleid

Het loongebouw dient als basis voor het beloningsbeleid. De hoogte van de beloning is in eerste aanleg afhankelijk van het niveau van de functie en de mate van ervarenheid van de individuele medewerker.

Steeds meer ondernemingen gaan ertoe over om de individuele beloning ook afhankelijk te laten zijn van de uitkomsten van de individuele beoordelingen, vaak gebaseerd op SMART-afspraken[1] volgens het model van de Balanced ScoreCard.


[1] Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden

 

Advertenties

Generiek Functiehuis: voor- en nadelen ??

De afgelopen jaren heb ik in diverse opdrachten gewerkt met een generiek functiehuis. Ik heb daarover een flyer geschreven en ben benieuwd wie daar ook ervaring mee heeft en de voor- en nadelen kan benoemen.

Functiebeschrijvingen – een ontwikkeling

De eerste functiebeschrijvingen in Nederland dateren uit de jaren 50 van de vorige eeuw.

Tot in de tachtiger jaren was het heel gebruikelijk dat elke medewerker zijn of haar eigen functiebeschrijving had.

In 1999/2000 heb ik bij een grote uitgeverij het aantal functiebeschrijvingen opgeschoond. Daar kwamen in die tijd nog ruim 40 verschillende functiebeschrijvingen voor van vrijwel identieke secretaressefuncties.

In de loop der jaren is er echter een verschuiving opgetreden van zogenaamde ‘mensbeschrijvingen’ via ‘stoelbeschrijvingen’ naar organieke functiebeschrijvingen.

Dit betekent bijvoorbeeld dat in de meeste organisaties nog maar 2 of hooguit 3 niveaus functiebeschrijvingen voor secretaresses voorkomen.

Onderhoud van een functiehuis

Het onderhoud van een functiehuis is een doorlopende bron van aandacht en omdat deze aandacht vaak ontbreekt, vaak een doorlopende bron van zorg.

Er zijn maar weinig organisaties zo groot dat ze zich een functieanalist of een beheerder van het functiehuis kunnen permitteren. Derhalve is beheer en onderhoud vaak een neventaak van één van de P&O-adviseurs, hetgeen nogal eens tot fors achterstallig onderhoud leidt.

Generieke functieprofielen

De laatste jaren gaan steeds meer organisaties over naar generieke functieprofielen. Er wordt dan op een hoger abstractieniveau beschreven, waardoor een substantiële reductie van het aantal functiebeschrijvingen gerealiseerd kan worden.

Bijvoorbeeld alle vaklieden op hetzelfde niveau (timmerman, metselaar, schilder etc.) krijgen één profiel en hetzelfde geldt voor de adviseurs op HBO-niveau (P&O-adviseur, Communicatieadviseur, ICT-adviseur, etc.).

Substantiële reductie van het aantal functiebeschrijvingen

Door over te gaan naar generieke functieprofielen is een substantiële reductie van het aantal functiebeschrijvingen mogelijk. In de afgelopen jaren ben ik in diverse rollen betrokken geweest bij dergelijke projecten, waarbij de volgende reducties hebben plaatsgevonden:

▪          Organisatie met ca. 20.000 medewerkers: van ca. 4.700 functiebeschrijvingen naar 92 generieke functieprofielen;

▪          Organisatie met ca. 1.900 medewerkers: van ca. 1.150 functiebeschrijvingen naar 51 generieke functieprofielen;

▪          Organisatie met ca. 230 medewerkers: van 76 functiebeschrijvingen naar 23 generieke functieprofielen.

Het is duidelijk dat de reductie het grootst is bij grote ondernemingen, maar ook bij middelgrote bedrijven is de overstap naar generieke functieprofielen te overwegen.

Niet de reductie van het aantal functiebeschrijvingen kan doorslaggevend zijn om voor een generiek functiehuis te kiezen, maar het feit dat na de implementatie (vrijwel) geen onderhoud meer gepleegd hoeft te worden.

Geen onderhoud meer

Na de implementatie van een generiek functiehuis hoeft er geen onderhoud meer gepleegd te worden en kunnen nieuwe of gewijzigde functies zonder meer in het bestaande functiehuis worden ingepast.

Voor het ontwerpen van een generiek functiehuis dient gebruik gemaakt te worden van een waarderingssysteem. Als het functiehuis eenmaal is vastgesteld, wordt afstand genomen van het waarderingssysteem.

Alleen maar voordelen?

Heeft de invoering van een generiek functiehuis dan alleen maar voordelen? Ja, eigenlijk wel. Er zal echter wel speciale aandacht besteed moeten worden aan de gesprekscyclus, zoals afsprakengesprekken, voortgangsgesprekken, functioneringsgesprekken, beoordelings- en/of popgesprekken. Wat concreet van een medewerker wordt verwacht, kan niet meer een-op-een worden afgeleid van het functieprofiel. Er zullen daarover jaarlijks concrete afspraken gemaakt moeten worden.

Wat vinden jullie ervan?

Ik ben benieuwd wat de ervaringen zijn van vakgenoten over dit onderwerp en ontvang graag je reactie.