Beloningsdifferentiatie – een notitie uit 1995

Beloningsdifferentiatie

In 1995 schreef ik voor een toenmalige opdrachtgever een nota over beloningsdifferentiatie. Ik kwam dit stuk onlangs weer tegen. Is er in bijna 15 jaar veel veranderd ?? Onderstaand de tekst van deze nota, waarbij ik de naam van de betreffende opdrachtgever NN heb genoemd.

§1  Kort historisch overzicht

De laatste jaren wordt de behoefte om prestatiebeloning meer van invloed te laten zijn op de uiteindelijke beloning steeds groter. Vóór de Tweede Wereldoorlog werk­ten de meeste mensen in stukloonsystemen. Daarnaast bestond het tariefsys­teem, waarbij werd gemeten hoeveel eenheden men gemiddeld produceerde. Na de Tweede Wereldoorlog kwam het uurloon steeds vaker tot stand op grond van werk­classificatie: via een puntensysteem werd het belang (de zwaarte) van de func­tie voor de organisatie bepaald. Afhankelijk van de prestatie werd vaak een toe­slag op het basisloon toegekend.

In de jaren zestig ontstond een tendens om de functie van de medewerk(st)er steeds bepalen­der te laten worden voor de beloning. De invloed van de prestatie op de uiteindelijke beloning nam steeds verder af. Mensen die dezelfde functie ver­vulden, moesten dezelfde beloning ontvangen.

In 1984 bleek 85 procent van de Nederlanders die in loondienst werkten, een sa­la­ris te hebben dat onafhankelijk was van de prestatie. Acht procent had een sa­la­ris dat deels afhankelijk was van de prestatie. De overige zeven procent had een sala­ris dat volledig afhankelijk was van de prestatie en had daarbij uiteraard recht op het minimumloon. In 1992 was dit percentage van 85 naar 61 procent ge­daald.

Belangrijkste wijzigingen

Het fenomeen ‘loon naar prestatie’ blijkt de laatste tien jaar een grotere invloed te krij­gen op de brutobeloning. Die verandering komt niet alleen tot uiting doordat boven op schaalbedragen in salarissystemen extra bedragen worden toegekend, die meest­al afhankelijk zijn van een beoordelingsresultaat. Ook binnen salarissystemen treden wijzigingen op. Zo vervallen vaak alle periodieken en resteren alleen een mini­mum- en een maximum-schaalbedrag. De snelheid waarmee men van het mini­mum op het maximum komt, is afhankelijk van het beoordelingsre­sultaat. Een andere belangrijke tendens is, dat de medewerkers die goed presteren, geen of slechts gedeeltelijk vaste verhoogde inkomsten krijgen. Ze moeten die verhoging elk jaar opnieuw verdienen.

Sommige van die beloningssystemen zijn winstafhankelijk. Bij dit systeem worden alle medewer­kers jaarlijks beoordeeld. Vervolgens stelt de directie een te verdelen ‘beoor­­de­lings­bedrag’ voor alle medewerkers te zamen, vast. Degenen met de beste beoor­delingen ontvangen de grootste (eenmalige) uitkeringen, medewerkers met de laagste beoordelingen krijgen alleen de prijscom­pensatie.

Er bestaan ook systemen waarbij de maxima niet absoluut zijn: medewerkers met een accepta­bel functioneren hebben een ander maximum dan medewerkers met een goed of uitstekend functioneren.

Een steeds vaker voorkomend beloningssysteem is dat, waarbij surveys als basis die­nen. Er zijn bureaus die in bepaalde branches de bruto-salarisgegevens verza­melen. Daarna berekenen ze gemiddelden en spreidingen. Die cijfers worden aan be­drijfs­takken of organisaties verstrekt of verkocht. De kopers stemmen hun sala­ris­sen af op deze gegevens. Het percentage salarisstijging wordt dan afhanke­lijk gesteld van iemands relatieve salarispositie onder functiegenoten in andere bedrij­ven, en van zijn beoordelingsresultaat. Dergelijke systemen zijn gekoppeld aan de waarde die functies op de arbeidsmarkt hebben.

Secundaire en tertiaire arbeidsvoorwaarden

Er zijn ook geheel andere beloningen, zoals een studiereis of het mogen volgen van een cursus. Daarbij wordt vaak een onderscheid gemaakt tussen primaire, secun­daire en tertiaire arbeids­voorwaarden.

Onder primaire arbeidsvoorwaarden worden verstaan:

• het salaris;
• de vakantietoe­slag;
• de dertiende maand;
• provisie;
• een prestatie­toeslag;
• een tantième
• een winstde­lingstoeslag.

Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren:

• een tegemoetkoming in de ziektekostenverzekering;
• een onkostenvergoeding;
• een studietoelage;
• een auto(re­geling);
• een bedrijfs­spaar­re­geling;
• een verhuiskostenregeling.

De tertiaire arbeidsvoorwaarden liggen vaak in de immateriële sfeer. Het kan gaan om:

• een functiebenaming/-titel;
• een groter bureau/kantoor;
• het mogen maken van een studiereis;
• het volgen van cursussen.

Een koppeling tussen een van deze vormen en het beoordelingsresultaat komt steeds meer voor.

Onderzoek van de Loontechnische Dienst in 1991 heeft uitgewezen uit dat veertig pro­cent van de Nederlandse organisaties een variabele beloningssystematiek kent. In die systemen varieert men gemiddeld zeven procent in beloningshoogte (een uit­ste­ken­de medewerker verdiende gemiddeld zeven procent meer dan zijn zwakste collega). Vijftien procent variatie was hoog en twintig procent prestatiebeloning een bijzondere uitschieter.

Belonen en zekerheid lijken in Nederland bij elkaar te horen. Bij alle hier beschre­ven systemen en arbeidsvoorwaarden in de secundaire en tertiaire sfeer is negentig procent vast. Tien procent heeft een variabel karakter. Natuurlijk heeft die zeker­heid voordelen, en in een groot aantal opzichten mogen wij ons gelukkig prijzen met dat historisch verworven gegeven. Motiveren doet die zekerheid echter gemid­deld maar twee tot drie maanden. Voor de flexibiliteit zijn vaste verworven­he­den een belemmering. Is het nu juist niet onze internationale – steeds opener wordende – omgeving die flexibiliteit van ons vraagt? In de andere EU-landen is de invloed van prestatie op beloning al groter dan in Nederland.

§2  De actuele situatie

Belonen zal ook de komende periode voorlopig nog wel een ‘hot issue’ blijven. Dit heeft verschillende oorzaken.

Allereerst speelt een rol dat organisaties erg alert zijn op het bewaken van de loonsom, daar de loonkosten vaak een van de grootste kostenposten binnen de or­ga­ni­satie zijn. Daarnaast heeft de manier waarop medewerkers worden beloond en de hoogte van de beloningen direct te maken met het sociale beleid van een orga­ni­satie. Onderwerpen als waardering, rechtvaardig­heid, ontwikkeling en motivatie spe­len hierbij een grote rol. Ten slotte is voor het management beloning een mid­del bij uitstek om strategische doelen te bereiken.

In veel organisaties is men van mening dat het bestaande beloningssysteem te star is. De salarisschalen zijn dichtgeslibd en de medewerkers zijn in de loop der tijd naar het einde van hun salarisschaal gegroeid. De mogelijkheden om medewerkers extra te belonen voor extra prestaties is niet zonder meer mogelijk. In andere orga­ni­saties daarentegen is er niet of nauwelijks sprake van een systeem. Hier is juist behoef­te aan meer structuur zonder dat dit ten koste gaat van de flexibili­teit. Naast knel­pun­ten met betrekking tot de structuur van belonen, is er ook behoefte aan meer duidelijkheid: Is binnen een organisatie de hoogte van de beloning nog con­form de markt?

De manier waarop medewerkers worden beloond, hangt nauw samen met een aan­tal problemen die werkgevers tegenkomen als zij het beloningsinstrumentarium willen gebruiken als manage­menttool. Een van die problemen is de koppeling van belo­ning en motivatie van de medewer­ker. Het vaste loon dat de medewer­ker ont­vangt levert onvoldoende prikkel meer om zich optimaal voor de organisa­tie in te zetten. Een tweede probleem hangt samen met de situatie op de arbeids­markt: de schaarste aan bepaalde categorieën gekwalificeerd personeel. Indien een werk­gever een beloningssysteem heeft dat niet is afgestemd op de arbeidsmarkt, is het bijna on­mo­gelijk om schaarse medewerkers te werven. Eveneens loopt hij het risico dat goede mensen weglopen naar de concurrent. Een derde probleem heeft te maken met veranderingen in functiepatronen. Indien een organisatie flexibel wil opereren op de markt, vereist dit ook flexibiliteit van de medewerkers: medewer­kers moeten op meerdere plaatsen inzetbaar zijn, en meer en verschillende taken op zich kunnen nemen.

Indien de beloning puur is gebaseerd op de inhoud en zwaarte van de functie, wordt het moeilijk deze flexibiliteit te realiseren; medewerkers verwach­ten name­lijk dat zij voor de grotere inzetbaarheid en extra prestaties worden beloond.

Om voor deze problemen een oplossing aan te bieden en ervoor zorg te dragen dat zowel werkgever als medewerker het beloningssysteem en de -verhoudin­gen als recht­vaar­dig beschouwen, is het noodzakelijk dat de beloning steunt op drie pijlers.

De drie pijlers van beloning

1          De inhoud en zwaarte van de functie

Hieronder wordt verstaan:

• welke taken de medewerker binnen de functie dient te verrichten;
• wat de plaats in de organisatie is;
• wat de voornaamste verant­woordelijkhe­den en bevoegdheden zijn;
• welke kennis en vaardigheden noodzakelijk zijn voor het op de juiste wijze vervullen van de functie.

Dit aspect wordt vastgesteld door middel van een systeem van functiewaarde­ring, dat bepaalt in welke salarisschaal een functie valt. Het niveau van dit func­tie­salaris is onafhankelijk van de persoon die de functie vervult.

2          De ervaring

Dit betreft de tijd die nodig is voor het op normale wijze vervullen van de func­tie, hetgeen tot uitdrukking wordt gebracht in de opbouw van de salaris­schaal in periodieken (het aantal jaren in een functie waarop de mede­werker recht heeft). Dit gegeven geldt voor alle functies en derhalve ook voor alle func­tie­vervullers.

3          De wijze van functie-uitoefening

Dit betreft de manier waarop de medewerker de werkzaamheden uitvoert.

In feite is er dan nog een vierde pijler, namelijk de verge­lijking met de markt, maar die laten we in het kader van deze nota buiten beschouwing.

§3  De situatie bij de NN

In deze nota wordt nader ingegaan op de derde pijler, namelijk de wijze van functie-uitoefe­ning. Over dit onderwerp is bij de NN op 12 november 1993 de uit­voeringsre­geling ‘Functio­neringsge­sprek­ken en beoordelingsgesprekken’ vast­gesteld.

De combinatie van het tegelijkertijd presenteren van een regeling voor functio­ne­ringsge­sprekken en een regeling personeelsbeoorde­ling heeft als voordeel, dat de sa­men­hang tussen de beide beleidsinstrumenten van meet af aan binnen de in­stelling duidelijk is. In de regeling is dan ook vastgelegd dat een beoordeling (al­tijd) voorafge­gaan dient te worden door een functioneringsgesprek.

In het functioneringsgesprek worden de belangrijkste factoren die van invloed zijn op het functioneren, in kaart gebracht. Het gaat erom het functioneren te verbete­ren en om eventuele hinderpalen te verkennen en zo mogelijk weg te nemen. Deze fac­to­ren kunnen zowel in de persoon zelf liggen als in de werkomgeving.

Het gevolg van deze verkenning zal zijn dat er een aantal afspraken gemaakt wordt over te ondernemen acties. Deze moeten leiden tot een verbetering van het functione­ren van de medewerker. De afspraken kunnen betrekking hebben op acti­viteiten van de medewerker en/of van de leidinggevende en er dient altijd een ter­mijn overeengekomen te worden, waarbinnen de betreffende afspraken gereali­seerd die­nen te zijn.

Tijdens een daarop volgend beoordelingsge­sprek kan dan (mede) worden beoor­deeld of en in welke mate de gemaakte afspraken zijn nagekomen.
§4  Personeelsbeoordeling

In artikel 8 van het Reglement Beoordelingsgesprekken is aangegeven welke onder­werpen ten minste aan de orde dienen te komen. Deze onderwerpen zijn:

a het vervullen van de functie;

b het functioneren in hoofdproject/staforganisatie;

c taakopvatting:

• inzet en initiatief;
• verantwoordelijkheidsgevoel;
• zelfstandigheid;
• flexibiliteit;
• betrokkenheid bij activiteiten die verwant zijn aan de strikte taakomschrij­ving; d sociaal gedrag:
• verhouding tot studenten;
• verhouding tot werkgever;
• verhouding tot overige personeelsleden;
• verhouding tot de directie;

e nascholing.

Deze beoordelings­methode is voor een groot deel gericht op de input van de functie:

Er wordt (over een bepaalde periode) een oordeel gegeven over

1   wat een medewerker aan kennis en kunde bezit;

2   zijn gedrag binnen de instelling.

Op zich zijn dat nuttige beoordelingscriteria, maar ze hebben als nadeel dat ze door­­gaans uitsluitend, dan wel in belangrij­ke mate, subjec­tief vastgesteld kunnen worden.

§5  Beoordelen op basis van objectieve criteria

Het verdient verreweg de voorkeur om de personeelsbeoordelin­gen zodanig in te kaderen, dat het mogelijk is om te beoordelen op basis van (van tevoren overeen­gekomen) objectieve criteria. Het toetsen van de gemaakte afspraken tijdens een functione­ringsge­sprek is zo’n mogelijkheid.

Een tweede, hiervan afgeleide mogelijkheid is om medewerkers te beoordelen op basis van het resultaat van de primaire doelstelling van hun func­tie/hoofdtaak. Dit is voor een aantal medewer­kers, met name in de ondersteunende/administratie­ve functies, niet eenvoudig.

Bij de (senior-)opleidingsadviseurs ligt dat relatief eenvou­di­ger. De primaire doelstelling van hun functie is: Het verko­pen en organiseren van opleidingen.

Jaarlijks zou met elke opleidingsadviseur afspraken gemaakt kunnen worden over de te behalen taakstelling voor het komende jaar. Hierbij dient dan met een aantal zaken rekening gehouden te worden. Wij noemen er drie:

1   Resultaten van de afgelopen jaren.

2   Mate van ervarenheid in het aandachtsgebied.

3   Te verwachten ontwikkelingen in de sector (bijvoorbeeld nieuwe wetge­ving).

Wellicht is deze opsomming nog uit te breiden of te verfijnen, maar binnen het kader van deze nota is het voldoende om de denkrichting aan te geven.

Bij de NN kunnen, rekening houdend met bovenvermelde criteria, de volgende ijkpunten voor beloningsdifferentiatie in aanmerking komen:

1   De behaalde omzet/resultaat

2   Het aandeel in de ontwikkeling van landelijk ontwikkelde produkten

Hieronder wordt verstaan het bereikte aandeel in de (met de overige NN­­s te zamen) beschikbare declarabe­le uren van te ontwikke­len (nieu­we) produkten.

§6  Beloningsdifferentiatie

Het is voor de NN mogelijk om voor de op­lei­dingsadvi­seurs tot een vorm van be­lo­nings­diffe­rentiatie te komen, op basis van objectief vast te stellen criteria, wel­ke zijn afgeleid van de in de vorige paragraaf geformuleerde criteria.

Boven op het schaalbe­drag kan een variabele toeslag kunnen worden gegeven, die jaarlijks wordt vastge­steld en toegekend op basis van het behaalde resultaat, afge­zet tegen de vooraf overeen­gekomen doelstel­lingen (tar­gets).

Onder objectieve criteria wordt in dit verband verstaan, dat achteraf objectief is vast te stellen of, en in welke mate, de vastgestelde targets zijn gereali­seerd. Hiermee wordt voorbijge­gaan aan de wijze waarop de targets wel of niet zijn be­reikt en het daaraan gepaard gaande gedrag, zoals de criteria volgens de Uitvoe­ringsregeling Beoordelings­gesprekken.

Het niet betrekken van deze criteria bij beloningsdifferentiatie zou in eerste aanleg als een nadeel kunnen worden ervaren. Bij nadere beschouwing zal duidelijk zijn dat dit niet het geval behoeft te zijn. De huidige ontwikkeling op het gebied van personeelsmanagement is, dat er steeds meer aandacht besteed wordt aan de ‘output-zijde’ (wat is de toegevoegde waarde van een medewerker voor de instel­ling?) van een medewerker en dat de ‘input-zijde’ (sociaal gedrag en kennis/kun­de) als minder relevant wordt ervaren.

Overigens is het aan te bevelen om de directie van deze vorm van beloningsdiffe­renti­atie uit te sluiten.

In deze nota wordt voorgesteld om de toeslag voor het behalen van het overeenge­ko­men resultaat vast te stellen op maximaal tien procent van het bruto-maandsala­ris. Uit de literatuur blijkt, dat een variabele vorm van beloning die lager is dan 10% van het totale salaris, slechts gedurende een zeer korte periode leidt tot een extra inspanningsprikkel. Met het bestuur van de NN zal moeten worden over­legd over het ter beschikking stellen van aanvullend budget.

§7  De invoering van beloningsdifferentiatie

Het op een succesvolle wijze invoeren van een systeem van beloningsdifferentiatie vraagt van de organisatie meer dan in eerste instantie lijkt. Bij onzorgvuldige in­voering roept een dergelijk sys­teem veel weerstand op. Een gefaseerde, maar ‘open’ top-downbenadering biedt, gebaseerd op eigen ervaringen en die van col­lega-consul­tants, de grootste kans op een succesvolle invoering.

Wij stellen het volgende stappenplan voor:

1          Overleg met het bestuur

Nadat de directie akkoord is gegaan met de inhoud van de nota, dient er, alvorens binnen de organisatie verder kan worden overlegd, beleidsruimte en budget ver­strekt te worden door het bestuur. Uitgaande van een maximale individue­le toeslag van 10% van het salaris, zal het budget met circa 7% verhoogd moeten worden.

Ervan uitgaande, dat de omzetstijging van de opleidingsadviseurs hiermee gelijke tred houdt, kan deze beloningsvorm budgettair neutraal worden ingevoerd.

In de nota wordt overigens niet ingegaan op een vorm van belonings­diffe­rentiatie voor de overige medewerkers. Zodra duidelijk is welke vorm van belo­ningsdiffe­ren­tiatie voor de opleidingsadvi­seurs wordt vastgesteld, kan ver­volgens onder­zocht worden welke mogelijk­heden er zijn voor de overige medewerkers. Dit wordt dus bewust naar een later tijdstip gescho­ven.

2          Instelling van een werkgroep

Zodra de beleidslijnen door de directie zijn vastgesteld en het bestuur zich op hoofd­lijnen akkoord heeft verklaard, verdient het aanbeveling om de uitgangs­pun­ten met de doel­groep te bespreken. De direc­tie, de extern adviseur en twee oplei­dings­adviseurs werken in werk­groepverband de uitgangspunten en de crite­ria nader uit.

3          Informeren van de OR en het GO

Als de werkgroep haar werkzaamheden heeft afgerond en er in principe besloten is om over te gaan tot de invoering van beloningsdifferentiatie, is het verstandig de OR hierover vooraf formeel te informeren. Aangezien het hier een beloningsrege­ling betreft, heeft de OR, op basis van artikel 27 lid 1d van de WOR, instem­mings­recht. Ook verdient het aanbeveling met het GO tijdig over de nieuwe ont­wik­kelingen te overleggen. Het feitelijke overleg in het GO kan beter plaatsvin­den nadat instemming is verkregen van de OR.

4          Vervolg werkzaamheden werkgroep

Wanneer de werkgroep in grote lijnen overeenstemming heeft bereikt over de uit­gangs­punten en de OR is geïnformeerd, kan de werkgroep verdergaan met het (ver­der) ontwikkelen van het systeem en de daarbij beho­rende spelregels. Tot de taak van de werkgroep kan ook gerekend worden het (laten) maken van een voor­lich­tingsbrochu­re voor alle opleidingsadvi­seurs (en overige medewerkers).

Het verdient aanbeveling om in deze fase een vertegenwoordi­ger van de OR in de werk­­groep op te nemen. Dit vergroot de betrokkenheid van de OR en het verge­makke­lijkt in een later stadium het overleg met de OR, als het verzoek om instem­ming op de agenda van de overleg­vergade­ring staat.

5          Besluit over de overige medewerkers

De meeste CAO’s en rechtspositieregelingen, waarin een regeling is opgenomen die personeels­beoordeling (en beloningsdifferentiatie) mogelijk maakt, sluiten een vorm van beoordeling en/of beloningsdifferentiatie voor een deel van de medewer­kers uit. Bij de gemeente Arnhem is een dergelijke regeling nog niet ingevoerd. Dit betekent dat in deze nota geen rekening gehouden behoeft te worden met de rechts­po­sitieregeling zoals die bij de gemeente Arnhem geldt. Het verdient echter aanbeveling de regeling voor het gehele personeel gelijktijdig in te voeren. Het GO (en wellicht ook de OR) zal vermoe­delijk niet instemmen met een regeling die niet integraal voor het gehele personeel geldt. Zoals reeds in paragraaf 6 is vermeld, is het verstandig om de directie van een dergelijke regeling uit te sluiten. Dit om (de schijn van) belangen­verstrengeling te voorko­men. In sommige CAO’s is dit zelfs expliciet geregeld.

Ervan uitgaande dat bovenvermeld uitgangspunt wordt overgenomen, dient – al­vorens de concept-regeling naar de OR wordt gezon­den – een uitspraak gedaan te worden over de vorm van belonings­differenti­atie voor de overige medewer­kers. Dit kan op twee manieren geschieden:

a      De directie besluit de overige medewerkers een belo­ningsdifferentiatie toe te kennen op basis van het gemiddelde van het resultaat, dat door de opleidings­advi­seurs is behaald.

Een voordeel hiervan is dat het snel te realiseren is. Een nadeel is, dat het door de overige medewerkers als onbillijk kan worden ervaren. Zij krijgen – af­ge­zien van de ver­schillen in individuele beoor­de­lin­gen/presta­ties – uitein­de­lijk allemaal even veel.

b     De werkgroep, nu met een vertegenwoordiging van de overige mede­werkers in plaats van een vertegenwoordiging van de oplei­dingsadviseurs, formuleert een variant op het reeds ontwikkelde systeem, dat zo bruik­baar wordt voor de ove­rige mede­werkers. Deze nota gaat vooralsnog voorbij aan de wijze waarop hier­aan invul­ling gegeven moet worden. Er zijn wel varianten denkbaar, maar deze zijn mede afhankelijk van de gemaakte keuzes voor de beoordeling van de opleidings­adviseurs.

6          Instemming van de OR

Als de werkgroep haar werkzaamheden heeft afgerond, en er dus feitelijk met de doel­groep(en) overeenstemming is bereikt over het te hanteren systeem, dient het systeem ter instemming aan de OR te worden voorgelegd.

7          Overleg met het GO

Nadat instemming van de OR is verkregen, zal de regeling formeel voorgelegd moeten worden aan de commissie voor GO. Gelet op het gestelde in de artikelen 5 en 7 van de betreffende veror­dening, heeft de commissie voor GO instemmingsbe­voegdheid voor dit onderwerp. Een en ander is onder meer geregeld in de ‘Conve­­nant tot uitvoe­ring van het overeenstem­mings­vereiste’, die als bijlage bij de GO-ver­or­de­ning is gevoegd.

8          Vaststelling door het bestuur

Nadat OR en GO hebben ingestemd, zal de uiteindelijke (wel of niet gewijzigde) regeling definitief moeten worden vastgesteld in het (dagelijks) bestuur. Het verdient aanbeveling om de regeling slechts voor de periode van één jaar vast te stellen en bij de invoering reeds overeen te komen, dat na één jaar een evaluatie zal plaatsvinden, waarna de regeling, gelet op de opgedane ervaringen, kan worden bijgesteld.

9          Voorlichting aan medewerkers

Nadat de regeling (in ieder geval voor het eerste jaar) is vastgesteld, zal een en ander aan de medewerkers bekend moeten worden gemaakt. Het verdient aanbe­veling om, naast een voorlichtingsbrochure, de medewerkers ook in de gelegen­heid te stellen hierover vragen te stellen. Een voorlichting c.q. presentatie kan in deze situatie voorzien. De directie heeft de gelegenheid het systeem toe te lichten en de medewerkers kunnen desgewenst direct reageren.

§8        Het tijdpad

Uitgangspunt bij het maken van een projectplanning is de invoeringsdatum van 1 januari 1996.

Op basis hiervan ontstaat het volgende tijdpad:

1          Bespreking met het bestuur

De nota kan op 14 september 1995 (week 37) besproken worden in de be­stuurs­ver­gadering. Indien mogelijk, zou het bestuur in deze vergadering ak­koord moeten gaan met de uitgangspun­ten van deze nota en zou zij zich uit moe­ten spreken over het be­schikbare budget.

2          Instelling van een werkgroep

Een werkgroep bestaande uit een vertegenwoordiging van de opleidingsadvi­seurs (maxi­maal drie), de directie en de extern adviseur zal zo spoedig moge­lijk na de bestuursverga­dering van 14 september 1995 van start moeten gaan. Gedacht moet worden aan drie à vier bijeenkom­sten van maxi­maal twee uur in een periode van drie weken, (zo mogelijk week 38, 39 en 40).

3          Informeren van de OR

In week 38 zou de OR geïnformeerd kunnen worden.

4          Uitbreiding van de werkgroep

De werkgroep, zo mogelijk nu aangevuld met een vertegenwoordiger uit de OR, kan in relatief korte tijd het werk afronden. De toestem­ming (wel of niet met eventuele randvoor­waarden) is verleend en het budget is bekend. Een tijds­beslag van drie à vier bijeenkom­sten van maximaal twee uur in een periode van drie weken moet haalbaar zijn (week 41, 42 en 43).

5          Uitwerking van het systeem voor de ‘overige medewerkers’

Nadat het systeem voor de opleidingsadviseurs is uitgewerkt, zal er een ‘vertaling’ gemaakt moeten worden voor de overige medewerkers. Een nieuwe werkgroep, nu met een vertegenwoordiging van deze medewerkers, zal dit moeten uitwerken. Ook hier moet een tijdsbeslag van drie à vier bijeenkom­sten in een periode van drie weken mogelijk zijn (week 46, 47 en 48). Week 44 en 45 kunnen door de directie en de extern adviseur benut worden om het werk van deze werkgroep voor te bereiden en eventuele voorstellen en/of rand­voorwaar­den te formuleren. Het is overigens mogelijk dat er een week vertraging optreedt als gevolg van de herfstvakantie (week 43).

6          Verzoek aan de OR om instemming

In week 50 kan het verzoek aan de OR om instemming worden voor­ge­­legd. De betreffen­de stukken ontvangen de OR-leden circa 10 dagen voor de verga­de­­ring.

7          Bespreking in het GO

In de eerste GO-vergadering van 1996 kan het systeem worden voorgelegd aan het GO.

8          Bespreking in het bestuur

In de eerstvolgende bestuursvergadering ná de eerste GO-vergadering in 1996 kan het onder­werp ter besluitvorming in het bestuur behandeld worden, waar­na de voorlich­ting aan de medewerkers kan plaatsvinden.

9          Voorlichting aan de medewerkers

De introductie/voorlichting kan plaatsvinden na bespreking in het bestuur. Invoering kan dan formeel plaatsvinden per 1 januari 1996.

§9 Ten slotte

In deze beleidsnota is getracht om een eerste aanzet te geven om te komen tot een beleid betreffende gedifferentieerd belonen bij de NN. Om de leesbaarheid te verhogen is deze nota in de mannelijke vorm geschre­ven. Daar waar hij/hem staat dient ook zij/haar gelezen te worden.

Ook is geen onderscheid gemaakt tussen opleidingsadviseurs en senior-opleidings­adviseurs.

In het vaststellen van de targets dienen de verschillen tussen de beide functies tot uit­drukking te komen.

Geraadpleegde literatuur

Boogaard, J.J.M. van der e.a., Handboek Belonen, Kluwer Bedrijfs­wetenschappen.

Broek, L. van den, Roep om prestatiebeloning, PW, 15 mei 1993.

Broek, L. van den, Functioneringsgesprekken en beoordelen, Kluwer, 1986.

ISBN 90 267 1115 8

Broeke, L.J.A. van den, Een systematische aanpak van belonings­vraagstukken, Personeelbeleid 28/1992, nr.10.

Eijsden C. van, Het toekennen van flexibele beloning, Personeel­beleid 27/1991,

nr. 10.

Kleerekoper, S., Inkomensverdeling en inkomensbeleid, Samson, 1971.

ISBN 90 14 01698 0

Kok, B, Trakteren op een extraatje, PW 30 juli 1994.

Kooymans, W.D.J. e.a., Trends in belonen, Personeelbeleid 28/1992, nr. 10.

Roe R.A. en Daniels M.J.M., Personeelbeoordeling, Van Gorcum, Assen/Maas­tricht, 1990. ISBN 90 232 2053 6

Schmit, J. e.a., Resultaatgericht beoordelen, Nelissen B.V. Baarn, 1995.

ISBN 90 244 1340 0

Smal, C.A., Organisatie van hoger personeel, Kluwer, 1975.

ISBN 90 267 0354 6

Verbeek. J., Prestatiebeloning vaak eenzijdig, PW september 1992.

Vinke, R.H.W., Automatismen maken plaats voor kritisch beleid, Gids voor Personeelsmanage­ment, 5/1992

Visschedijk, A., Beter leiding geven door beoordelen, Nelissen B.V. Baarn, 1992. ISBN 90 244 1164 5

6 fasen model

In het kader van de samenwerking met IMS de gruijter meijerink & partners hebben wij een brochure geschreven over onze aanpak van functiewaarderingstrajecten. Kennelijk vonden ook anderen dat een goede tekst, want hij is gewoon gejat door één van de concurrenten. Ik zal hier de naam niet noemen, maar de geïnteresseerde lezer moet “6-fasenmodel” maar eens intypen bij Google. Sla de sites met substraatteelt bij groenten en die over revalidatie maar over (die werken ook met een 6-fasenmodel, maar dan anders) en dan kom je vanzelf bij hen uit.

Onderstaand de bewuste tekst:

IMS Functie- en FormatieManagement

IMS Functie- en Formatiemanagement biedt ondersteuning aan bedrijven en instellingen op het gebied van procesbeschrijvingen, functiebeschrijvingen, functiewaardering en beloningsbeleid. Wij hebben daarvoor een 6-fasenmodel ontwikkeld.

Fase 1 – Processen en procedures

In veel bedrijven zijn de werkprocessen niet of onvoldoende duidelijk in kaart gebracht. Dit leidt vaak tot problemen bij de overdracht naar nieuwe medewerkers, bij de vaststelling van verantwoordelijkheden tussen functies, en het levert voor (beursgenoteerde) bedrijven vaak problemen op op het gebied van compliance.

Deze problemen kunnen voorkomen worden door de processen en procedures schriftelijk vast te leggen.

Wij hebben inmiddels de nodige ervaring opgedaan bij het beschrijven van de processen en procedures bij diverse bedrijven en instellingen.

Het voordeel van deze aanpak is dat de procedureboeken hierdoor een stuk dunner worden en dat de leesbaarheid bijzonder wordt verhoogd. Ook het inwerken van nieuwe medewerkers gaat doorgaans sneller.

Als deze werkzaamheden zijn uitgevoerd, kunnen zij als input dienen voor

Fase 2 – Formatiemanagement

Na een reorganisatie, een fusie of expansieve groei van een bedrijf of afdeling voldoet de structuur van de organisatie vaak niet meer. Wij kunnen met u meedenken en u adviseren bij het op orde krijgen van de organisatiestructuur.

De organisatiestructuur dient mede als basis voor

Fase 3 – Functiebeschrijvingen

Bij beschrijven functies in diverse organisaties in zowel profit- als de non-profit bedrijven en instellingen.

De meeste bedrijven hebben inmiddels wel functiebeschrijvingen, maar vaak zijn deze gedateerd, onvolledig, ontbreken de competenties of zijn ze niet (voldoende) outputgericht.

Wij kunnen behulpzaam zijn bij het (her)beschrijven van de functies volgens een met de opdrachtgever overeengekomen template, eventueel gecombineerd met competenties, outputindicatoren en/of de Balanced ScoreCard.

De functiebeschrijvingen dienen als basis voor

Fase 4 – Functiewaardering

Functiebeschrijvingen worden gebruikt bij het voeren van functionerings- en beoordelingsgesprekken, bij werving en selectie en bij de vaststelling van de honorering.

Wij kunnen uw functies waarderen volgens alle in Nederland gangbare functiewaar-deringssystemen.

Vaak is een systeem op grond van de geldende CAO voorgeschreven en daar waar dat niet het geval is, kunnen wij u adviseren over het te hanteren systeem.

De uitkomsten van functiewaardering dient als basis voor

Fase 5 – Ontwerp van een loongebouw

en loongebouw dient als basis voor het beloningsbeleid. Afhankelijk van het type organisatie kunnen wij een loongebouw ontwerpen met vaste stappen tussen het minimum en het maximum van een schaal, maar er kan ook volstaan worden met het vaststellen van het maximumsalaris per schaal.

Het ontwerp en de implementatie van een systeem met variabele beloning kunnen wij ook voor u verzorgen.

Het loongebouw dient als basis voor

Fase 6  –  Ontwerp en implementatie van het beloningsbeleid

Het loongebouw dient als basis voor het beloningsbeleid. De hoogte van de beloning is in eerste aanleg afhankelijk van het niveau van de functie en de mate van ervarenheid van de individuele medewerker.

Steeds meer ondernemingen gaan ertoe over om de individuele beloning ook afhankelijk te laten zijn van de uitkomsten van de individuele beoordelingen, vaak gebaseerd op SMART-afspraken[1] volgens het model van de Balanced ScoreCard.

---

[1] Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden

 

Generiek Functiehuis: voor- en nadelen ??

De afgelopen jaren heb ik in diverse opdrachten gewerkt met een generiek functiehuis. Ik heb daarover een flyer geschreven en ben benieuwd wie daar ook ervaring mee heeft en de voor- en nadelen kan benoemen.

Functiebeschrijvingen – een ontwikkeling

De eerste functiebeschrijvingen in Nederland dateren uit de jaren 50 van de vorige eeuw.

Tot in de tachtiger jaren was het heel gebruikelijk dat elke medewerker zijn of haar eigen functiebeschrijving had.

In 1999/2000 heb ik bij een grote uitgeverij het aantal functiebeschrijvingen opgeschoond. Daar kwamen in die tijd nog ruim 40 verschillende functiebeschrijvingen voor van vrijwel identieke secretaressefuncties.

In de loop der jaren is er echter een verschuiving opgetreden van zogenaamde ‘mensbeschrijvingen’ via ‘stoelbeschrijvingen’ naar organieke functiebeschrijvingen.

Dit betekent bijvoorbeeld dat in de meeste organisaties nog maar 2 of hooguit 3 niveaus functiebeschrijvingen voor secretaresses voorkomen.

Onderhoud van een functiehuis

Het onderhoud van een functiehuis is een doorlopende bron van aandacht en omdat deze aandacht vaak ontbreekt, vaak een doorlopende bron van zorg.

Er zijn maar weinig organisaties zo groot dat ze zich een functieanalist of een beheerder van het functiehuis kunnen permitteren. Derhalve is beheer en onderhoud vaak een neventaak van één van de P&O-adviseurs, hetgeen nogal eens tot fors achterstallig onderhoud leidt.

Generieke functieprofielen

De laatste jaren gaan steeds meer organisaties over naar generieke functieprofielen. Er wordt dan op een hoger abstractieniveau beschreven, waardoor een substantiële reductie van het aantal functiebeschrijvingen gerealiseerd kan worden.

Bijvoorbeeld alle vaklieden op hetzelfde niveau (timmerman, metselaar, schilder etc.) krijgen één profiel en hetzelfde geldt voor de adviseurs op HBO-niveau (P&O-adviseur, Communicatieadviseur, ICT-adviseur, etc.).

Substantiële reductie van het aantal functiebeschrijvingen

Door over te gaan naar generieke functieprofielen is een substantiële reductie van het aantal functiebeschrijvingen mogelijk. In de afgelopen jaren ben ik in diverse rollen betrokken geweest bij dergelijke projecten, waarbij de volgende reducties hebben plaatsgevonden:

▪          Organisatie met ca. 20.000 medewerkers: van ca. 4.700 functiebeschrijvingen naar 92 generieke functieprofielen;

▪          Organisatie met ca. 1.900 medewerkers: van ca. 1.150 functiebeschrijvingen naar 51 generieke functieprofielen;

▪          Organisatie met ca. 230 medewerkers: van 76 functiebeschrijvingen naar 23 generieke functieprofielen.

Het is duidelijk dat de reductie het grootst is bij grote ondernemingen, maar ook bij middelgrote bedrijven is de overstap naar generieke functieprofielen te overwegen.

Niet de reductie van het aantal functiebeschrijvingen kan doorslaggevend zijn om voor een generiek functiehuis te kiezen, maar het feit dat na de implementatie (vrijwel) geen onderhoud meer gepleegd hoeft te worden.

Geen onderhoud meer

Na de implementatie van een generiek functiehuis hoeft er geen onderhoud meer gepleegd te worden en kunnen nieuwe of gewijzigde functies zonder meer in het bestaande functiehuis worden ingepast.

Voor het ontwerpen van een generiek functiehuis dient gebruik gemaakt te worden van een waarderingssysteem. Als het functiehuis eenmaal is vastgesteld, wordt afstand genomen van het waarderingssysteem.

Alleen maar voordelen?

Heeft de invoering van een generiek functiehuis dan alleen maar voordelen? Ja, eigenlijk wel. Er zal echter wel speciale aandacht besteed moeten worden aan de gesprekscyclus, zoals afsprakengesprekken, voortgangsgesprekken, functioneringsgesprekken, beoordelings- en/of popgesprekken. Wat concreet van een medewerker wordt verwacht, kan niet meer een-op-een worden afgeleid van het functieprofiel. Er zullen daarover jaarlijks concrete afspraken gemaakt moeten worden.

Wat vinden jullie ervan?

Ik ben benieuwd wat de ervaringen zijn van vakgenoten over dit onderwerp en ontvang graag je reactie.